Política de cancelación, reembolsos y devoluciones

1. Objeto y ámbito de aplicación

La presente Política de Cancelación, Reembolsos y Devoluciones establece las condiciones bajo las cuales los clientes pueden solicitar la cancelación de servicios, la terminación anticipada de proyectos o la devolución de importes pagados a Innovation Technologies, en adelante denominada “la Empresa”.

Esta política se aplica a los servicios profesionales y tecnológicos comercializados por la Empresa, incluidos, entre otros:

• Desarrollo de software, aplicaciones y sistemas personalizados.
• Diseño, programación y desarrollo de sitios web y plataformas digitales.
• Integración de inteligencia artificial, automatizaciones y asistentes virtuales.
• Consultoría, análisis y planificación tecnológica.
• Implementación e integración de sistemas.
• Mantenimiento, soporte técnico y optimización.
• Capacitación, documentación técnica y servicios profesionales relacionados.

La política se aplica independientemente del medio de pago utilizado, incluidos procesadores de pago electrónicos, tarjetas bancarias, transferencias y otros métodos habilitados por la Empresa.

Su interpretación y aplicación estarán sujetas a los Términos y Condiciones Generales de Innovation Technologies, al acuerdo particular de cada proyecto y a la legislación obligatoria aplicable.

2. Principio general de contratación

Antes de contratar un servicio, el Cliente es responsable de revisar la descripción del servicio, el precio, el alcance, los entregables, las condiciones de pago y los plazos comunicados por la Empresa.

La contratación podrá implicar actividades de análisis, investigación, planificación, diseño, preparación técnica, programación, configuración, pruebas, integración y ejecución profesional.

Una vez confirmada la contratación, la Empresa podrá asignar recursos, reservar capacidad de trabajo, iniciar actividades preparatorias y realizar compromisos operativos relacionados con el proyecto.

Por consiguiente, la cancelación de un servicio no implica automáticamente que todos los importes pagados deban devolverse íntegramente. La determinación del importe que corresponda reintegrar dependerá del trabajo efectivamente realizado, de las condiciones contractuales aplicables, de los gastos legítimos asociados y de los derechos irrenunciables que correspondan al Cliente.

Ninguna disposición de esta política podrá utilizarse para excluir un reembolso que resulte legalmente obligatorio.

3. Inicio de la prestación del servicio

La prestación de un servicio podrá comenzar una vez que se cumplan los requisitos de contratación y de inicio establecidos en la propuesta comercial.

Según la naturaleza del proyecto, el inicio podrá comprender:

1. Apertura del expediente y registro del proyecto.
2. Revisión de la información proporcionada por el Cliente.
3. Análisis de necesidades y requerimientos.
4. Evaluación de viabilidad técnica y operativa.
5. Elaboración de la planificación inicial.
6. Preparación de entornos, herramientas o recursos de trabajo.
7. Diseño de arquitectura, estructura, interfaces o componentes preliminares.
8. Asignación de personal o recursos técnicos.
9. Inicio de programación, integración o implementación.
10. Contratación o activación autorizada de recursos externos necesarios para el proyecto.

Estas actividades podrán constituir trabajo profesional efectivamente prestado, incluso cuando todavía no exista una aplicación terminada, un sitio web publicado o una entrega visualmente completa.

Cuando corresponda calcular una devolución por cancelación, la Empresa podrá considerar el valor de las actividades realizadas y los gastos legítimos asociados, siempre de manera razonable, verificable y compatible con la legislación aplicable.

4. Política de cancelación según la fase del proyecto

La cancelación será evaluada tomando en consideración la fase alcanzada en la fecha efectiva de recepción de la solicitud.

4.1. Antes del inicio efectivo

Si el Cliente solicita cancelar antes de que comience la prestación del servicio, la Empresa verificará si existen actividades ya realizadas, gastos autorizados, recursos comprometidos o cargos legítimos que deban considerarse.

Cuando no se hayan prestado servicios ni existan importes legítimamente deducibles, se tramitará la devolución que corresponda conforme al contrato y la legislación aplicable.

La mera existencia de una contratación no autoriza a la Empresa a retener automáticamente la totalidad del precio si no existe fundamento contractual o legal para hacerlo.

4.2. Fase de análisis y evaluación

Esta fase puede comprender la evaluación de requerimientos, reuniones técnicas, estudio de viabilidad, revisión de sistemas, recopilación de información y definición de necesidades.

Si el Cliente solicita la cancelación durante esta fase, la Empresa podrá determinar el valor de las actividades efectivamente realizadas y de los gastos legítimos asociados.

Los importes correspondientes a trabajos ya prestados no se considerarán automáticamente reembolsables, sin perjuicio de los derechos legales aplicables.

4.3. Fase de planificación y prefase de desarrollo

Esta fase puede comprender la elaboración del plan de trabajo, arquitectura inicial, documentación técnica, definición de funcionalidades, estructura de datos, preparación de entornos y organización de los recursos necesarios.

Cuando se produzca una cancelación en esta etapa, se evaluarán los entregables elaborados, el trabajo realizado y los gastos asociados al proyecto.

El Cliente no podrá considerar que la ausencia de una versión final del producto equivale a la ausencia de servicios prestados.

4.4. Fase de desarrollo inicial

Esta fase puede comprender la programación inicial, elaboración de prototipos, diseño de interfaces, creación de módulos, configuración de componentes y preparación de una primera entrega.

Una vez ejecutadas estas actividades, la cancelación no obliga a la Empresa a devolver los importes correspondientes al trabajo efectivamente realizado cuando su cobro sea válido conforme al contrato y la legislación aplicable.

Si existen importes pagados por actividades futuras que no se ejecutarán, se determinará si corresponde devolverlos, considerando las condiciones particulares y las obligaciones legales aplicables.

4.5. Fase de desarrollo e integración

Durante esta fase pueden realizarse actividades de programación, integración de servicios, configuración, pruebas, automatización, desarrollo de módulos y correcciones.

Si el Cliente solicita cancelar el proyecto, la Empresa podrá preparar una liquidación de los trabajos efectuados, los hitos alcanzados y los gastos legítimos relacionados con la ejecución.

La cancelación no elimina las obligaciones de pago que hayan nacido válidamente por servicios prestados o hitos completados.

4.6. Fase de pruebas y validación

En esta fase se verifican las funcionalidades contratadas, se identifican incidencias y se realizan los ajustes incluidos en el alcance del proyecto.

Si el Cliente cancela en esta etapa, la Empresa podrá considerar el trabajo realizado y los entregables disponibles para determinar el importe que corresponda liquidar.

La existencia de observaciones pendientes no dará lugar automáticamente a una devolución íntegra. Las observaciones deberán evaluarse para determinar si corresponden a incumplimientos del alcance contratado, solicitudes adicionales o incidencias atribuibles a terceros.

4.7. Fase de entrega final

Cuando los entregables contratados hayan sido puestos a disposición del Cliente, la Empresa podrá considerar cumplidas las obligaciones correspondientes a los hitos ejecutados.

La cancelación posterior a una entrega no genera por sí sola un derecho a recuperar el importe pagado por el trabajo recibido y conforme con lo contratado.

Esto no limita el derecho del Cliente a reclamar por incumplimientos, defectos o situaciones que generen un remedio obligatorio conforme a la legislación aplicable.

5. Servicios de análisis, consultoría y planificación

Los servicios de consultoría, análisis, evaluación técnica, investigación, planificación y documentación podrán tener un valor independiente del desarrollo o implementación posterior.

Cuando estos servicios hayan sido contratados y prestados como actividades independientes, su ejecución podrá considerarse cumplida aunque el Cliente decida no continuar con un proyecto posterior.

La cancelación de una etapa posterior no anula automáticamente el valor de una etapa anterior que haya sido efectivamente prestada.

Si el Cliente contrata un paquete que integra varias etapas, la distribución de su precio deberá determinarse mediante la propuesta comercial o el acuerdo correspondiente. Cuando no exista una distribución previa, se realizará una evaluación razonable y documentada de los servicios prestados y de los importes legalmente exigibles.

6. Pagos por etapas e hitos

Innovation Technologies podrá establecer esquemas de pago por adelantado, pagos iniciales, pagos por hitos, pagos parciales o pagos contra entrega.

Cada propuesta comercial deberá indicar, cuando corresponda:

• El precio total del servicio.
• El importe inicial requerido.
• Los hitos o etapas de pago.
• Las condiciones para iniciar cada fase.
• Los entregables asociados a cada hito.
• Los importes pendientes y sus fechas de vencimiento.

Los pagos asociados a hitos efectivamente completados podrán liquidarse conforme al acuerdo aceptado.

Los anticipos destinados a cubrir actividades futuras no se considerarán automáticamente ganados en su totalidad por la Empresa; su tratamiento dependerá del trabajo realizado, de los gastos legítimos y de las condiciones legales aplicables.

Cuando un Cliente solicite la cancelación, la Empresa podrá elaborar un estado de cuenta que identifique los pagos recibidos, los servicios prestados, los hitos completados, los gastos aplicables y el saldo resultante.

7. Solicitud formal de cancelación

Toda solicitud de cancelación deberá presentarse por escrito mediante los canales oficiales publicados en el sitio web de la Empresa o mediante el canal de comunicación utilizado para formalizar la contratación, cuando corresponda.

La solicitud deberá incluir, como mínimo:

1. Nombre o razón social del Cliente.
2. Número de pedido, factura, cotización o referencia del proyecto, si existe.
3. Servicio contratado.
4. Fecha aproximada de contratación.
5. Motivo de la solicitud, cuando el Cliente desee proporcionarlo.
6. Información necesaria para identificar el pago.

La Empresa podrá solicitar información adicional razonablemente necesaria para verificar la identidad del solicitante y localizar la transacción.

La solicitud se considerará recibida cuando exista constancia razonable de su recepción por un canal habilitado.

La presentación de una solicitud no implica la aceptación automática de la cancelación ni determina por sí sola el importe de una eventual devolución. La Empresa comunicará el resultado de la evaluación dentro de un plazo razonable.

Los requisitos de esta sección no podrán utilizarse para impedir el ejercicio oportuno de un derecho legal de retracto, reclamación o devolución.

8. Política de reembolsos

Las solicitudes de reembolso se evaluarán individualmente, atendiendo a las circunstancias de la contratación.

Podrán considerarse los siguientes factores:

1. Si el servicio comenzó o no.
2. Las actividades efectivamente ejecutadas.
3. Los entregables producidos o puestos a disposición del Cliente.
4. Los hitos completados.
5. Los gastos externos autorizados y legítimamente comprometidos.
6. Los importes pagados por actividades que no se ejecutarán.
7. La existencia de incumplimientos atribuibles a la Empresa.
8. Los derechos de retracto, garantía y demás derechos reconocidos legalmente.

Cuando proceda una devolución parcial, la Empresa deberá contar con una justificación razonable del cálculo efectuado.

No se efectuarán deducciones arbitrarias, cargos no comunicados ni penalizaciones incompatibles con la legislación aplicable.

Cuando corresponda una devolución íntegra por incumplimiento, retracto u otra causa legal, se atenderá el importe que resulte exigible conforme a la normativa aplicable.

9. Supuestos en los que normalmente no procede una devolución íntegra

Sin perjuicio de los derechos legales del Cliente, normalmente no corresponderá una devolución íntegra cuando:

1. La Empresa haya prestado íntegramente el servicio contratado conforme al alcance acordado.
2. El Cliente haya recibido el entregable y solicite cancelar únicamente porque ha cambiado de opinión, cuando no exista un derecho legal de devolución aplicable.
3. El Cliente solicite abandonar el proyecto después de haberse ejecutado una parte sustancial del trabajo.
4. La solicitud se base exclusivamente en que el Cliente ya no necesita el servicio o ha decidido utilizar otra solución.
5. El Cliente haya aprobado previamente un alcance, diseño, plan o funcionalidad y posteriormente solicite cambios ajenos a lo acordado.
6. El Cliente no haya proporcionado información, accesos, materiales o aprobaciones necesarios, siempre que la Empresa haya cumplido sus propias obligaciones y la situación no genere un derecho legal de devolución.
7. El Cliente pretenda cancelar un servicio ya prestado únicamente porque no ha obtenido un resultado comercial, económico o empresarial específico que no haya sido expresamente garantizado por escrito.
8. El Cliente haya solicitado funcionalidades o modificaciones adicionales que no formen parte del alcance original.

Esta lista no elimina los derechos que puedan corresponder al Cliente cuando exista incumplimiento de la Empresa, un defecto cubierto por una garantía, un derecho de retracto aplicable u otra obligación legal de devolución.

10. Cancelación por parte de Innovation Technologies

La Empresa podrá suspender o terminar un servicio cuando exista una causa contractual o legal suficiente, incluyendo:

• Incumplimiento material de las obligaciones de pago.
• Falta prolongada de colaboración indispensable para ejecutar el proyecto.
• Información sustancialmente falsa que afecte la contratación.
• Solicitudes de actividades ilícitas o que vulneren derechos de terceros.
• Circunstancias técnicas o externas que hagan inviable la prestación del servicio.

Cuando resulte apropiado, la Empresa notificará el incumplimiento y concederá un plazo razonable para subsanarlo.

Si la Empresa termina un proyecto por causas que le sean atribuibles, deberá liquidar las obligaciones pendientes y atender los remedios o devoluciones que correspondan legalmente.

Si la terminación se debe a un incumplimiento del Cliente, se determinarán los importes correspondientes al trabajo realizado, los compromisos legítimos y los servicios no ejecutados, conforme al contrato y la legislación aplicable.

11. Retrasos, falta de colaboración y suspensión

El Cliente deberá proporcionar oportunamente los datos, accesos, materiales, autorizaciones y respuestas necesarios para la ejecución del proyecto.

Cuando la falta de colaboración impida continuar, la Empresa podrá suspender temporalmente las actividades y comunicar las consecuencias sobre el cronograma.

Si el proyecto permanece detenido durante un período prolongado, la Empresa podrá proponer un nuevo calendario, una reactivación con ajustes de alcance o la terminación del servicio, según las condiciones contractuales aplicables.

Los costos adicionales de reactivación, almacenamiento, servicios externos o trabajo extraordinario únicamente podrán cobrarse cuando estén debidamente justificados, sean aplicables al servicio y hayan sido comunicados y aceptados cuando corresponda.

La falta de colaboración del Cliente no autoriza a la Empresa a retener automáticamente importes que legalmente deban devolverse.

12. Modificaciones y ampliaciones del proyecto

Las solicitudes que alteren el alcance original podrán requerir una nueva cotización.

Entre ellas se incluyen:

• Incorporación de nuevas funcionalidades.
• Cambios sustanciales de diseño o arquitectura.
• Integraciones adicionales.
• Modificaciones de tecnologías o plataformas previamente aprobadas.
• Ampliaciones de contenido, módulos o sistemas.
• Cambios solicitados después de la aprobación de una fase.

La Empresa comunicará los efectos previstos sobre el precio y el cronograma antes de ejecutar trabajos adicionales sujetos a aprobación.

El rechazo de una cotización adicional no constituye por sí mismo una causa de reembolso de los trabajos originales que ya hayan sido prestados correctamente.

13. Derecho de retracto y derechos legales del consumidor

La presente política no sustituye ni elimina los derechos reconocidos por la legislación aplicable.

En particular, cuando una contratación electrónica esté sujeta a un derecho legal de retracto, el Cliente podrá ejercerlo dentro del plazo y bajo las condiciones establecidos por la normativa correspondiente.

En Costa Rica, el derecho de retracto puede aplicar a determinadas ventas celebradas fuera del establecimiento comercial, incluidas determinadas operaciones electrónicas, y contempla generalmente un plazo de ocho días hábiles desde el perfeccionamiento de la contratación, cuando resulte procedente.

La aplicación concreta de este derecho dependerá de la naturaleza del servicio, las circunstancias de la contratación y las excepciones o reglas previstas en la legislación vigente.

Cuando el retracto sea procedente, la Empresa atenderá la devolución de los importes que legalmente corresponda reintegrar, utilizando el procedimiento y el medio de devolución exigidos por la normativa aplicable.

Ninguna cláusula de esta política deberá interpretarse como una renuncia anticipada del Cliente a derechos de protección al consumidor, garantías obligatorias o mecanismos legales de reclamación.

14. Procedimiento y plazos de tramitación de reembolsos

Una vez recibida una solicitud completa, la Empresa verificará la contratación y el pago, revisará el estado del servicio y determinará si procede una devolución.

La Empresa procurará comunicar una resolución dentro de un plazo razonable y, cuando resulte aplicable, dentro del plazo establecido por la legislación.

Cuando la devolución sea aprobada, la Empresa iniciará su tramitación por el método de pago original, salvo que la normativa, el proveedor de pagos o las circunstancias legalmente admisibles requieran otro procedimiento.

El tiempo que tarde el importe en reflejarse en la cuenta del Cliente puede depender de bancos, emisores de tarjetas y proveedores de pago externos. La Empresa no podrá garantizar los tiempos internos de procesamiento de esas entidades.

Cuando sea posible, se facilitará al Cliente una referencia de la operación o una confirmación de que el trámite ha sido iniciado.

15. Medios de pago y proveedores externos

Las solicitudes de cancelación y reembolso serán atendidas independientemente de si el pago se realizó por PayPal, tarjeta bancaria, transferencia u otro medio aceptado por la Empresa.

Las reglas operativas de cada proveedor de pago podrán determinar el procedimiento técnico para procesar una devolución, pero no sustituirán ni eliminarán los derechos que el Cliente tenga conforme a la legislación aplicable.

La Empresa no garantizará que una devolución se refleje de inmediato en la cuenta bancaria o en el estado de cuenta de la tarjeta.

Si una transacción se encuentra pendiente, duplicada, no autorizada o sujeta a una revisión de seguridad, la Empresa podrá verificar su estado antes de procesar la solicitud, sin retrasar indebidamente el cumplimiento de obligaciones legales.

16. Pagos disputados y reclamaciones ante proveedores

Si el Cliente considera que existe un error de facturación, un pago duplicado, un cargo no autorizado o un incumplimiento del servicio, deberá comunicarlo a la Empresa para permitir su revisión.

La Empresa podrá solicitar la referencia de la transacción y la información razonablemente necesaria para investigar el caso.

Cuando corresponda, la Empresa podrá proporcionar documentación comercial relacionada con la contratación, tales como la propuesta aceptada, el comprobante de pago, las comunicaciones pertinentes y los registros de entrega.

Esta disposición no impide al Cliente acudir a su entidad financiera, al proveedor de pago o a las autoridades competentes cuando tenga derecho a hacerlo.

La presentación de una reclamación no autoriza a ninguna de las partes a aportar información falsa ni a exigir cargos que no correspondan. Toda controversia deberá resolverse de acuerdo con la documentación disponible, las reglas aplicables y la legislación vigente.

17. Servicios externos, licencias y gastos de terceros

Algunos servicios pueden requerir la contratación de alojamiento web, dominios, licencias, infraestructura en la nube, modelos de inteligencia artificial, herramientas de terceros u otros recursos externos.

Cuando estos conceptos estén incluidos en el servicio, la propuesta deberá indicar, en la medida correspondiente, su alcance y las condiciones aplicables.

Las suscripciones o servicios contratados directamente por el Cliente con proveedores externos estarán sujetos a las políticas de esos proveedores, sin perjuicio de las obligaciones que correspondan a Innovation Technologies por sus propias actuaciones.

18. Reembolsos de suscripciones y servicios recurrentes

Cuando Innovation Technologies ofrezca servicios recurrentes, planes de mantenimiento o suscripciones, las condiciones específicas deberán indicar la frecuencia de cobro, el precio, la duración, el procedimiento de renovación y la forma de cancelar la continuidad del servicio.

La cancelación de una renovación futura no implica automáticamente la devolución de períodos anteriores ya prestados.

Las solicitudes de devolución correspondientes al período en curso se evaluarán conforme a las condiciones particulares y a la legislación aplicable.

Cuando la cancelación deba realizarse antes de una fecha de renovación para evitar el siguiente cobro, ese plazo se informará al Cliente antes de contratar. La Empresa no aplicará renovaciones o cargos recurrentes sin la autorización y el consentimiento que legalmente correspondan.

19. Exclusión de garantías de resultados comerciales

Salvo que exista un compromiso expreso y válido por escrito, Innovation Technologies no garantiza un volumen determinado de ventas, ingresos, clientes, posicionamiento, rentabilidad, ahorros o resultados comerciales.

Los servicios tecnológicos se prestan con base en el alcance y los objetivos acordados, sin que ello implique asegurar resultados que dependan de factores externos, decisiones comerciales del Cliente, condiciones del mercado o plataformas de terceros.

Esta disposición no exime a la Empresa de cumplir las especificaciones contratadas ni limita los derechos del Cliente cuando exista incumplimiento de las obligaciones asumidas.

20. Atención de reclamaciones

El Cliente podrá presentar consultas, solicitudes de cancelación, peticiones de reembolso o reclamaciones por medio de los canales oficiales de contacto publicados en el sitio web de Innovation Technologies.

La reclamación deberá permitir identificar la contratación y describir el asunto que requiere revisión.

La Empresa procurará:

1. Confirmar la recepción de la reclamación.
2. Revisar la información comercial y técnica pertinente.
3. Solicitar información adicional cuando resulte necesario.
4. Comunicar una respuesta razonada dentro de un plazo razonable y conforme a las exigencias legales aplicables.
5. Informar, cuando corresponda, sobre las alternativas disponibles para dar seguimiento al caso.

La presentación de una reclamación será gratuita. No se exigirá al Cliente renunciar a derechos legales como condición para que su reclamación sea evaluada.

21. Modificaciones de esta política

Innovation Technologies podrá actualizar esta política para reflejar cambios en sus servicios, procesos de atención o requisitos legales.

La versión vigente se publicará en el sitio web de la Empresa con la fecha de actualización correspondiente.

Las modificaciones no afectarán retroactivamente los derechos adquiridos ni las condiciones esenciales de contratos anteriores, salvo que exista una base legal válida para ello.

22. Legislación aplicable

Esta política se interpretará conjuntamente con los Términos y Condiciones Generales de Innovation Technologies, los acuerdos particulares de contratación y la legislación que resulte aplicable.

Cuando exista una contradicción entre una disposición de esta política y una norma legal obligatoria, prevalecerá la norma legal correspondiente.

Las controversias se procurarán resolver mediante comunicación directa y de buena fe, sin impedir el acceso a los mecanismos administrativos, de protección al consumidor o judiciales que correspondan.

23. Contacto oficial

Para presentar solicitudes de cancelación, consultas o reclamaciones relacionadas con pagos y devoluciones, el Cliente deberá utilizar los canales oficiales de Innovation Technologies.

• Empresa: Innovation Technologies
• Sitio web: https://innovationtechnologies.net
• Correo electrónico: disputas@innovationtechnologies.net